Primeros pasos a la hora de utilizar el generador de listados e informes SENU

Aquí tienes los pasos a seguir para utilizar este generador de reportes de la Junta de Andalucía:

#1 Ingresa al menú de arranque.

#2 Haz clic en Listados/Informes, luego clic en Generador.

#3 Escogemos el tipo de fichero que deseamos de los cuatro que se ofrecen (Alumnos/Padres, Personal, Preinscripción y Asignaturas).

#4 Se despliega un menú donde debemos especificar los datos de nuestro reporte. Escoge en cada opción la información que necesites que aparezca  haciendo clic en las opciones Filtro y Campo.

#5 Hacemos clic en Ejecución.

#6 Por último haciendo clic en la opción Edición, puede modificar la información de su reporte.

A continuación te presentamos la información proporcionada por el sistema para generar tu reporte:

«Selección del fichero de extracción de datos

Elegiremos:

Alumnos/Padres: Si queremos obtener una salida de alumnos, de padres o que combine ambos datos.

Personal: Si queremos obtener un listado del personal, tanto docente como no docente.

Preinscripción: Si queremos obtener la salida sobre datos de la última preinscripción efectuada en el centro.

Asignatura: Si el listado que queremos obtener hace referencia a alguna asignatura concreta.

Tras la elección del fichero de extracción de datos aparecen las opciones que hay que recorrer para obtener la Base de Datos (B.DD.) deseada. Aclararemos las opciones una a una:

Filtro

Grabación de las condiciones que deben cumplir los registros para ser seleccionados para la salida.

Se ejecutará el programa llamado Filtro y se grabarán las condiciones que se deseen para los campos que se quieran.

Las condiciones serán de tipo diferente dependiendo del tipo de campo al que se vaya a imponer:

Para los campos de caracteres podremos imponer que coincida, empiece, termine, contenga o no contenga la cadena de caracteres que queramos. Si el campo es codificado la cadena de comparación podremos verla pulsando F2.

También podemos imponer que el campo esté Vacío o que no lo esté.

Una excepción a lo anterior es el año académico que solo podemos hacerlo Coincidir con el que deseemos.

Para los campos de fecha y numéricos podemos imponer que se encuentren entre dos valores. Los valores extremos se entenderá que cumplen la condición.

Pondremos extremos vacíos cuando queramos imponer campos vacíos en campos de fecha y numéricos.

Para los campos lógicos como el caso de Docente o No Docente, pondremos S o N según lo deseado.

Observe que la condición de que el año académico sea el actual, es una condición que viene ya grabada porque se considera que la mayoría de los listados será del curso actual. No obstante si desea listados de otros años puede modificar esta condición inicial.

En caso de haber elegido el fichero de Personal para la extracción de datos las condiciones iniciales son «personal docente» y «no dado de baja». El fichero de preinscripciones no tiene condiciones iniciales grabadas, el de asignaturas tiene como condición por defecto el curso actual.

Las condiciones iniciales son modificables por el usuario.

Los campos codificados pueden consultarse pulsando F2, en el momento en que estamos escribiendo la cadena con la que vamos a comparar. Si consultamos una concatenación de campos como es el caso de Ciclo-Rama-Curso-Grupo podemos ver la secuencia completa pero al dar Enter solo copiará el primer campo, nosotros deberemos escribir el resto después de haberlo visto con F2.

Después de imponer las condiciones que hemos querido, el resultado del filtro queda reflejado en la pantalla que sigue:

Si impone una condición a un campo y luego quiere suprimirla, colóquese sobre el campo en cuestión y pulse Supr.

Para dar por finalizada la selección de registros pulse Esc.

Campos:

Selección de los campos que se desean para la salida.

Se ejecutará el programa llamado Campos.

Pulsaremos Enter sobre el campo que deseemos ocupe la primera columna, luego sobre el que queremos que sea el segundo y así sucesivamente.

El programa pondrá automáticamente el orden, anchura y cabecera asignados a dicho campo. No obstante si repetimos Enter sobre un campo asignado podremos modificar estos datos con ciertas restricciones:

No podemos poner un orden a una columna sin que exista el inmediatamente anterior. Sin embargo podemos poner como orden de una columna el dejado vacante por una supresión.

No podemos modificar la anchura de los campos numéricos ni de los de fecha.

Notas:

Si selecciona para la salida un campo codificado que luego piensa descodificar, no olvide poner el ancho suficiente para que la descodificación pueda leerse y la cabecera apropiada al contenido que finalmente vaya a tener la columna.

El resultado de esta selección aparece en la pantalla que ponemos a continuación:

En la parte inferior de la pantalla aparecerán la anchura del registro seleccionado y la anchura prevista del posible impreso. Tenga en cuenta que la anchura del registro depende solo de la anchura seleccionada por los campos que componen las columnas, pero la anchura impresa depende además de las cabeceras y separación de columnas y de la numeración de los registros que en el impreso se añade.

Ejecución:

Ejecución y obtención del resultado de la petición efectuada.

Se ejecutará el programa llamado Ejecución y aparecerá la pantalla que mostramos:

El tiempo que emplee el programa en obtener el resultado deseado dependerá del tamaño de las BB.DD. origen y destino y de la rapidez del ordenador con el que se esté trabajando. Para hacerse una idea se ha comprobado en un centro con muchos alumnos, que la misma tarea ejecutada en un ordenador rápido y en otro lento ha culminado en 12 segundos y 7 minutos respectivamente.

Terminada la ejecución, aparecerá en pantalla la B.DD. de salida que siempre vendrá originalmente en orden (alfabético de alumnos para el fichero alumnos/padres, de personal para el fichero de personal, de alumnos para el fichero de preinscripción y por expediente de alumnos para el fichero de asignaturas).

Si el número de registros y/o campos es suficientemente grande, la B.DD. no cabrá en la pantalla.

Pasa al último campo de la B.DD.

En la parte inferior del marco de la B.DD. aparecerá el número de registros de la misma y el orden del registro actual (siempre con respecto al formato original).

A su derecha aparece la anchura que tendría el impreso y por último una referencia a si hemos ordenado (O), suprimido (Supr) o eliminado repetidos (R) para dejar constancia de si la B.DD. está en formato original o no.

Estos últimos aspectos se explican a continuación.

Como con carácter general en SENU, tras el mandato de impresión se podrá elegir entre la salida editada por pantalla (Editar) o la salida directa a la impresora (Imprimir)»